为什么聪明人都在用方格笔记本?

2015-06-22 LinkedIn中国 LinkedIn中国



即使很多人早已习惯使用电脑或者手机记录事情,但依然有人不舍放弃纸笔记录事情的乐趣。最近,手账、笔记本的复古风又流行了起来。


然而,你真的会用笔记本吗?看似简单的记录其实反映了你的思维方式。以下这些科学使用方法的建议,不仅能提高效率,还能让你的逻辑表达得更清晰。


而它们对于手机或者电脑记录也一样有启发。


今天的文章跟笔记术相关,日本人对笔记术研究很深入,我阅读过笔记和手帐的绝多数书籍都是日本人写的,最近刚看完一本《聪明人用方格笔记术》(作者: 高桥政史,出版社: 湖南文艺出版社,译者: 袁小雅),从中又学到一些新知识。




真正学过如何使用笔记术和记笔记的人并不多,作者在书举了一个例子,他在一堂有100人参加的培训中,询问:“有没有人教过你们该如何使用笔记本?”,结果回答有人教过的只有一个人。


1
好笔记和坏笔记的区别
差异巨大


本书的作者是日本麦肯锡的咨询顾问,他在刚进入公司不长时间,上司就推荐他使用方格笔记本,他在后来的大量接触和培训中,看过2万多人的笔记本,发现一点,好笔记和坏笔记之间的差异非常大。


好笔记:逻辑性强、条理清晰,穿插了丰富的图表,一眼就能看明白。

坏笔记:看完之后,脑海里很难再现当时的内容。


他分析过坏笔记的第一步是在选择笔记本上:


1、大多数不舍得在笔记术上花钱

2、没把选择笔记本当回事。


第二步是在做笔记时需要避免一些事项:


1、看起来很脏乱

2、笔记本太小了

3、用了四种以上颜色

4、记笔记时缺少重点

5、直接把黑板或板子内容照抄过来

6、写的太满了,没有间隙

7、缺少图表或画,只有文字

8、无法再现当时的内容


2
做好笔记的基本原则
使用方格笔记本


选择方格笔记,在日本很多东大学生和麦肯锡都选择用方格笔记本。

在使用方格笔记时,有一些基本原则:

  • 行首对齐

  • 在行首空两三个字的地方写小标题

  • 在比小标题往后两三个字的地方写内容

  • 项目改变时空一行

  • 注意留出空隙,留出进行信息整理的空间

3
“黄金三分法”
让笔记清晰有逻辑

最好笔记最重要的一点是,有一个清晰而有逻辑的框架,在做笔记时遵循一个好的框架标准,就会让人一目了然。


东大录取生的笔记本、麦肯锡公司的“麦肯锡笔记本”以及同为外资管理咨询公司的埃森哲管理咨询公司使用的“PointSheet”(重点表单)、全美知名大学及科研机构使用的“康奈尔笔记本”。


这些笔记本都有一个通用的“框架”,那就是“黄金三分法”。


1. 东京大学学生笔记本




东大录取生笔记本的特征为“右侧留有空白区域”,大多数东大录取生都会将左右两页作为一页使用。


“右侧的一页”会先空下,用左侧页记录老师的板书,用右侧页的左半部分记录老师的点评、自己的疑点和注意要点,右侧页的右半部分则用来记录为解决这些疑点而采取的行动及相关总结。


“写下来会觉得很满足”,他们笔记本的特征就是“留有空白域”,这里的“空白区域”指的是思考区域。在学校学习时,笔记本的重要性不在话下。


但在商务领域,笔记本的重要性也是不可小觑的,而这一块空白区域更是在日后起着举足轻重的作用。


右侧的空白区域与咨询顾问爱用的方格笔记本的特点是相通的。商用笔记本的框架通常是这样的,先从左侧开始梳理实情,然后在右侧汇总要点,最后导出得到理想结果应采取的行动。

2. 康奈尔大学笔记本



由美国常春藤联盟大学之一、世界排名前十的美国著名学府康奈尔大学心理学系研发的笔记本为“康奈尔笔记本”。康奈尔笔记本被称为“the best note-taking system”(最佳笔记系统),是美国知名大学以及许多科研机构采用的笔记本。


康奈尔笔记本已经预先分好了“板书”区域、左侧的“发现点”区域以及最下面的“总结”区域三部分。这种笔记本可以自然而然地帮你养成按照“板书→发现点→总结”的顺序记笔记的习惯。


3.埃森哲公司的Point Sheet




全球最大的外资管理咨询公司埃森哲使用的是一种名为“Point Sheet”的格式。


格式中的横线和竖线都是浅绿色的,表格部分由上面的“题目”、左侧的“重点”、右侧的“行动”三部分组成。


左侧的部分用来记录重点,右侧的部分则用来书写基于重点应采取的行动,即“谁、在什么时间之前、需要做完什么事”。


因为“重点→行动”的顺序可以按照由左到右的顺序自然得到书写整理,所以,“为何要采取这样的行动”,任何人看了都能一目了然,马上就能采取相应的行动。

4.麦肯锡公司的“空·雨·伞”


麦肯锡公司的咨询顾问们都会使用一个框架,这个框架就是“空•雨•伞”。正如《从麦肯锡到企业家》(东洋经济新报社)一书的作者、Locondo公司总经理田中裕辅所说的那样,“在麦肯锡,所有思考都需严格按照‘空•雨•伞’三步执行”。


所谓“空•雨•伞”,其实就是判断何为“空=现在的情况”,何为“雨=对此情况的解释”,何为“伞=根据此解释而采取的行动”。

抬头看天,发现天空中的云朵有些异样,解释为“好像要下雨了”。根据这一解释,判断应该采取“带伞出门”的行动。


这就是“空•雨•伞”。


看到这里,你可能会说:“什么?这也太简单了!”可是,正是因为大家都觉得这是“再简单不过的事情”,所以未能付诸实践。


“简单就是终极的复杂。”

这是达•芬奇的一句名言。


“空•雨•伞”这一思考方式(框架)的本质正是麦肯锡的咨询顾问们努力掌握的至简至极的思考法。

用方格笔记来表现“黄金三原则”

而使用方格笔记可以直接让你的笔记具体“视觉效果、标题、三分法” 这三个要素,只要一扫就能立刻明白上面的内容。


“黄金三分法”法则:


法则一:留出空余,行首对齐,用图、画、表等呈现"视觉效果"。

法则二:在笔记本顶部3-5厘米宽的空白区域写下标题。

法则三:按照“事实-解释-行动” ,这一“黄金三分法”,记笔记。

其它建议

选择笔记时,要选择合适的笔记本。在日本,麦肯锡用的自制的 “麦肯锡笔记术” 而LIFE公司出的方格笔记,售价为450日元。笔推荐 百乐牌 V cone 水笔 效果最好,比较麻烦的这两个都是日本,在国内很难买到,只能日淘才行。


10000张纸法则:

一个优秀的咨询顾问,需要写完10000张纸才能达到合格的标准,一天10页,1年3000多页,3年10000页左右。这个标准跟 A4纸笔记法 里的标准类似。

总结

实际这本书的重点在于学会使用“黄金三分法”来处理资料和信息,通过这种方式能处理任何资料时都能得出一个清晰、具体的结果。


本文转载自LinkedIn领英合作媒体warfalcon(微信公众号ID: read01)。欢迎更多媒体、企业与组织与我们展开内容合作,联系邮箱bzou@linkedin.com

长按下方图片,识别图中二维码,订阅每日必读的职场读物。

©2015 领英 保留所有权利