电邮靠谱指南

作者:Zoom.Quiet

GitCafe 主页:

https://gitcafe.com/ZoomQuiet

原文地址:

http://blog.zhgdg.org/2014-02/email-kaopulity-guider


俺常常说的:

忘记的就是不重要的
不知道就是不必要的
现实往往不是这样的



准入

~ 想理解以下内容,先明确:

  • 习惯科学上网

  • 习惯用 Chrome/Safari/Firefox,万不得以也可以安装 Opera, 死也不能用 IE !

  • 习惯每天处理 42+ 电子邮件

  • 承认并接受 e-mail 暂时无可替代


参考
  • 理解

    • Gmail 生活指南 (http://blog.zhgdg.org/2014-02/livin-gmail-guider/)

    • 珠海 GDG 社区行动手册之邮件列表 (http://blog.zhgdg.org/2013-06/zh-gdg-mailing/)

    • WyTiWyG (http://wiki.woodpecker.org.cn/moin/WyTiWyG)

  • 演讲

    • 2.22-SOD-Kaoupulity-email (https://speakerdeck.com/zoomquiet/2-dot-22-sod-kaoupulity-email)

    • 140222_sod-cbi_4_email.MP3 (http://res.zoomquiet.io/ZHGDG/2014/140222-sod-cbi/140222_sod-cbi_4_email.MP3)

    • 140219_wps2_work_mail.MP3 (http://res.zoomquiet.io/ZHGDG/2014/140219-skill4mail/140219_wps2_work_mail.MP3)


私人经验

主要针对工作邮件的经验,但是,私人邮件其实 80% 的情况是一致的.

只探讨:

  • 在涉及人员都具备基本的职业素养,

  • 同事之间无冤无仇也没有人来大姨妈的情况下,

  • 如何写出让对方看过之后觉得专业并乐于回应的邮件


书面胜于口头


如果不承认这点,就别往下看了:


written is always better than oral



  • 想不清楚的事儿,一般写不下来

  • 写不清的事儿,一般也说不清楚

  • 必须当面说才能清楚的事儿,一般没谱


而且,邮件在所有事儿的过程中比其它所有网络交流方式有天然的优势在:

  • 电子证据,无法伪造

  • 推进事件链,能客观/完整记述具体过程

  • 永久保存,不会丢失 (特别是使用 Gmail 类似配合云存储的服务时)


最招人反感的邮件形式


RT

  • 正文就两个字母: RT

  • 这种邮件,目测 99.9999% 的正常人,是不会回复的.


正文不剪裁

  • 只回复半行

  • 但是,带了上千行过往数十封邮件的全文

  • 回 1 行字,原文引用 1000 行。(来自 AceFantasy 的微博)


用 回复: 撕裂 coversations 的

  • 明显使用类似 foxmail 之类未流客户端或是免费中文邮件服务的

  • 使用各种可定制的中文前缀文,以及无视 e-mail 协议头信息有关规定

  • 肆意撕裂邮件线索

  • 导致一件事儿,从一组邮件变成离散的一堆邮件


用 top-post 而且有大堆标准PR缀文的

  • 类似 gmail 中不推荐的选项打开了:

    Insert this signature before quoted text in replies and remove the "--" line that precedes it.

  • 这样将造成一个讨论线索引文中包含海量难以删除的缀文


HTML

  • 这种格式的邮件,千万别轻易使用,

  • 太多几率对方根本就看不到,或是只能看到错乱的排版!


GB2312

  • 指定这种文字编码的人,基本上没救了。

  • 参考:

    • 有关GB18030编码来由的传说

      (http://floss.zoomquiet.io/data/20050826004647/index.html)


神奇的邮箱名

  • 类似 .嘦ぐ龘ǒ 之流后现代网络 KUSO 文

  • 或是,每天变更邮箱名,每次收到邮件都不确定是否是同一位


最容易被无视的邮箱


背景:

  • 邮箱地址反映你的计算机水平 / 煎蛋

    (http://skm.zoomquiet.io/data/20101021093909/index.html)

  • 雅虎:用雅虎邮箱的人都很烂吗? | 36氪

    (http://www.36kr.com/p/5940.html)

在中国,技术圈儿里,使用以下邮箱来发送邮件,基本上很难得到很好的第一印象:

@qq.com
@163.com
@126.com
@sina.cn
@hotmail.com
@msn.com
...

因为,这些邮箱代表着...呵呵呵...


邮件基础行为要理解


背景:ARCI分析矩阵


工作中任何一个环节的上下文总是有以下责任层级:


  • Accountability ~ 责任 : 对成败负责和进行协调管理

  • Responsibility ~ 职责 : 具体实施

  • Consulted ~ 咨询 : 提供意见,救助决策

  • Infomed ~ 了解 : 知晓进度


所以,件作为工作中的关键信息载体,要合理使用不同的内置行为:

  • TO(发送给)

    • 收件人是职责人

    • 是这事儿的直接参与/处置/接手人

  • CC(抄送)

    • `抄送给责任/咨询 者

    • 是这事儿的直接/相关领导/组织/机构,可以发表意见

  • BCC(密送)

    • 密送的应是有权知情人

    • 是这事儿需要知道进展的领导/资源/甲方,但是,不必反馈意见

    • 一般礼节,应该在正文中说明 BCC 给了谁

  • FW(转发)

    • 收件人是职责人

    • 是这事儿的应该执行/处置/接手人

    • 代表,这事儿不应该归俺作的


所以,回复时,要小心,

  • 不是随便回复就可以的,

  • 或是,永远只是单纯的回复发件人,完全无视 CC 名单


如果邮件发送方,包含了复杂的 CC 名单,

  • 一般情况是要尽力保持,

  • 除非我们回复时包含敏感内容,必须单线联系,才能只回复发信人,清除所有 CC 邮箱.


写新邮件的最佳顺序


附件 -> 正文 -> 标题 -> 收件人

为毛?!

这个自个儿体验就知道了.


邮件标题的最佳结构


30 字以内,尽可能的包含 5W1H

  • 用标签明确类别,是要求/通知/汇报/指令还是其它

  • 有日期要求的一定要写

  • 有明确专有名词指代项目/工程/产品 的一定要用

  • 一般是对部门进行叙述

  • 有明确的期待收件方作什么的行为描述


邮件正文的最佳结构


倒金字塔叙事

  • 在邮件的开头,用三行,言简意赅地概括大意,讲清楚 5W1H

  • 再慢慢展开邮件,旁征博引,罗列数据,推演流程吧


最忌讳将邮件写成小说/散文,一看过去乌泱泱几个大段。没人有耐心逐行去看的。

另外,多说事实,少说道理。


附件


正如附件的名称所指含义:附加文件

  • 既然是附加文件,就不应该是邮件的唯一内容!

  • 一般附件都是相关特殊格式的数据/报告/设计稿,都是给收件人使用的工作元件

  • 而不应该是邮件本身的主要内容!

  • 即使是请求他人来审核附件文件的内容,也应该将全文/或是概要直接写在邮件正文中


因为, 习惯性的使用 D 版 Word 来起草一切文档,然后附件邮件中发送;这其实就是经典的学生式思维:


认定全球所有人都工作在 M$ 系统中
认定全球所有人都会安装 Word
认定全球所有人都习惯附件内容


而从来不从对方角度着想,想看到真正的内容的操作:

  • 点击附件下载

  • 打开资源管理类似工具

  • 定位到默许下载目录

  • 点击下载的附件

  • 等待对应专用软件打开附件


整个儿流程下来,没有半分钟完不了,但是,如果别人一天要处理几百封邮件的话,基本什么事儿也不用想了。


实例故事

事儿:

  • 某活动的邀请函,需要俺转发另外两人


行为:

邮件正文曰:


我将正式邀请函三份打包在附件中了,请查收并转发给另外两位评委,
辛苦您了!


然后,俺下载到 muCommander( : a cross-platform file manager) 中是这样的:


尝试用伟大的 7 - Zip 解开是这样的:


郁闷ing:

  • 俺 MAC 10.9 Mavericks 系统,想用 WPS 得:

    • 使用另外测试用 Win7 系统机器

    • 或是,启动虚拟在XP 中打开

  • 压缩包险险中文正当, Gmail 立功了

  • 但是,内容,文件名杯具的使用了 cp936(gb2312) 编码

    • 导致在本地的文件名全部乱码

    • 为什么不用 E 文 呢?

  • 俺要真正完成这位同学的吩咐,目测要作:

    • 运行 VirtualBox

    • 进入XP

    • 安装 WPS

    • 在主机设置共享

    • 回到虚拟系统,从共享中打开乱码文件名的 .wps

    • 逐一阅读内容,明确都是给谁的邀请函

    • 输出为对应的 pdf 文件

    • 对应修订 pdf 文件名,为全 E 文的

    • 另外创建一个 .txt 文件,将邀请函内容,复制进入

    • 关闭虚拟机,回到主机

    • 进入gmail 逐一转发邮件并增补邀请函内容到正文,并附件上对应 pdf


整个儿的耍下来,没有半小时搞不掂哪!


正确的作法:

  • 组织好邀请函,并输出为 pdf

  • 向俺发送三封邮件:

    • 给俺的邀请函,并说明马上有另外两封邀请函发送过来,请转发

    • 另外两封邀请函,完全是向另外受邀人的口吻和内容

    • 所有邮件,邀请内容都以纯文本形式在正文,并包含图文排版的 pdf 附件


这样俺收到邮件后,完成吩咐的行为就变成:

  • 打开邮件,阅读,明确接下来的行为

  • 收到另外两封,逐一 FW 给对应小伙伴


是也乎

简单的说,用好/用对电邮的原则极其简单:

  • 从收件人角度设想

  • 邮件的内容/形式/结构/过程,都为解决事儿,而不是掉书袋神马的

  • 以尽可能的节约涉及到的所有人的时间/精力为目标

  • 持续改进,自个儿的邮件习惯


这其中,个人发觉,越早习惯以下思维,越容易变得靠谱:

  • Markdown

  • 不用中文标点

  • 每行不超过 79 字


感谢 Python 社区的大妈 Zoom.Quiet 为我们涨姿势,他也是 GitCafe 的用户!虽然文中告诉大家不用中文标点,可是小编还是习惯了全部用了中文的标点,特此说明一下……


我们也欢迎大家向我们投稿~~